Klachtenregeling

1.Ontvankelijkheid klacht

a.De klacht is schriftelijk ingediend, waarbij in elk geval opgave wordt gedaan van:

i.Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en/of e-mailadres van de klager;
ii.De activiteit van De Meeuw waarop de klacht betrekking heeft;
iii.De naam(namen) van de medewerker(s) van De Meeuw waarop de klacht betrekking heeft
iv.Een korte omschrijving van de klacht.
b.De klacht gaat over een zaak/activiteit waarvoor De Meeuw direct verantwoordelijk is, d.w.z. het gaat om de inhoud, organisatie of uitvoering van het werk van De Meeuw
c.De klager is niet werkzaam bij of namens De Meeuw en vervult geen bestuursfunctie bij de stichting.
d.Eerst nadat de bij de klacht direct betrokkenen (en hun formeel verantwoordelijke leidinggevenden) zelfstandig hebben getracht tot een vergelijk te komen, kan de procedure van de formele klachtenregeling in gang worden gezet.
e.De klacht is gericht aan de bestuurders van Stichting de Meeuw t.w. mevr. C.A.M. Bulte of de heer L.A. Nagtzaam

2.De samenstelling van de klachtencommissie

a.De klachtencommissie bestaat uit drie personen. Het bestuur van Stichting De Meeuw benoemt een voorzitter die zowel in oordeelsvorming als in positie onafhankelijk is van het bestuur van Stichting De Meeuw.
b.Afhankelijk van de aard van de klacht zal Stichting de Meeuw een onafhankelijk voorzitter benoemen. De zittingstermijn van de voorzitter is gelijk aan de duur en afwikkeling van de procedure.
c.De klachtencommissie wordt bijgestaan door een door het bestuur aangewezen secretaris. De secretaris is geen lid van de klachtencommissie en heeft bijgevolg geen stemrecht. De secretaris is verantwoordelijk voor het aanmaken van een register inzake deze klacht en het vastleggen van alle handelingen die gedurende de procedure verricht zijn.
d.De klager en de bestuurder van De Meeuw dragen beiden een externe deskundige voor die gedurende de afhandeling van de desbetreffende klacht tijdelijk zitting neemt in de klachtencommissie.
e.Aan de behandeling van de klacht nemen deel de voorzitter en de twee tijdelijk toegevoegde extern deskundigen van klager en aangeklaagde. De commissie kan uitsluitend tot oordeelsvorming en advies overgaan als ze tenminste uit de drie voornoemde leden bestaat.

3.De positie en de taak van de klachtencommissie

a.De klachtencommissie is een door het bestuur van De Meeuw benoemde commissie die onafhankelijk van het bestuur opereert.
b.De klachtencommissie heeft tot taak om naar aanleiding van een ingediende formele klacht tot oordeelsvorming over te gaan over de gegrondheid van de klacht en om daarover vervolgens gekwalificeerd advies uit te brengen aan het bestuur van Stichting De Meeuw.

4.Behandeling van de klacht

a.De secretaris van de klachtencommissie bevestigt schriftelijk per omgaande de ontvangst van de klacht;
b.De voorzitter en de secretaris beoordelen de ontvankelijkheid van de klacht. Indien zij oordelen dat de klacht op grond van dit reglement als niet ontvankelijk moet worden bestempeld, dan deelt de secretaris dit binnen 2 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk en met redenen omkleed mee aan de klager.
c.Indien een klacht ontvankelijk wordt verklaard stelt de secretaris de klager en het bestuur van stichting De Meeuw in staat om beiden cf art 2d een tijdelijk lid van de klachtencommissie aan te wijzen. De klachtencommissie dient binnen twee weken na ontvankelijkverklaring voltallig te zijn.
d.De secretaris zendt zo spoedig mogelijk een afschrift van de klacht aan degene waarover is geklaagd en aan de directeur van De Meeuw, en stelt hen in de gelegenheid om binnen 14 dagen na verzending een schriftelijk verweer aan de klachtencommissie te zenden.
e.De secretaris zendt het verweer zo spoedig mogelijk in afschrift toe aan de klager, die daarop binnen 14 dagen schriftelijk commentaar op het verweer bij de klachtencommissie kan indienen.
f.De klachtencommissie roept, indien zijzelf of één der partijen dat wenselijk acht, beide partijen op om ter mondelinge behandeling van de klacht te verschijnen en bepaalt daartoe datum, tijdstip en plaats.
Bij niet-verschijnen van één der partijen kan de klachtencommissie, te hare beoordeling, opnieuw een verschijnen van partijen verklaren of haar oordeel vormen en advies uitbrengen met vermelding van het niet-verschijnen van de desbetreffende partij.
g.Indien de klachtencommissie het nodig oordeelt, of indien één van de partijen daarom verzoekt, zullen partijen afzonderlijk worden gehoord. Indien tot afzonderlijk horen wordt overgegaan, zal de klachtencommissie uitsluitend die informatie bij haar overwegingen betrekken waarop de wederpartij de gelegenheid heeft gehad te reageren.

5.Bijstand

a.De klager en degene waarover wordt geklaagd kunnen zich doen bijstaan door een door hem/haar/hen aan te wijzen persoon.

6.Het verstrekken van inlichtingen

a.De klachtencommissie kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij de klager, bij degene over wie geklaagd wordt, bij leidinggevenden van Stichting de Meeuw, alsmede bij derden. Voor het inwinnen van informatie bij derden is toestemming nodig van betrokkene(n).
b.Van het inwinnen van nadere informatie wordt schriftelijk aantekening gehouden door de klachtencommissie. Deze aantekening wordt opgenomen in het dossier en bevat datum, inhoud en eventueel plaats of bron van de verkregen informatie.
c.Van alle bescheiden betrekking hebbend op een klacht wordt ten spoedigste een afschrift gezonden aan betrokkene(n).
d.Onverlet het bepaalde in 6b en 6c is de klachtencommissie verplicht alle bescheiden en/of informatie, betrekking hebbend op de klacht, vertrouwelijk te behandelen en geheimhouding te verzekeren ten opzichte van de bij de klacht betrokken personen, indien dit verzocht wordt door degene van wie deze bescheiden en/of informatie afkomstig zijn/is.

7.Inzagerecht

a.Zowel de klager, als de directeur van Stichting de Meeuw, als de betrokken medewerker, alsmede het bestuur van Stichting de Meeuw, worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien.
b.Stukken die door een van de partijen worden ingediend onder de voorwaarde dat de andere partij hierin geen inzage mag hebben, worden niet in behandeling genomen en spelen bij bijgevolg geen rol bij de oordeelsvorming.

8.Beslissing klachtencommissie

a.De klachtencommissie neemt binnen 2 maanden nadat de klacht bij haar is ingediend een beslissing omtrent de gegrondheid van de klacht. De klachtencommissie stelt de klager, degene over wie geklaagd is en het bestuur van Stichting de Meeuw, uiterlijk 2 maanden na indiening van de klacht schriftelijk en met redenen omkleed in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

9.Maatregelen bestuur

a.De uitspraak van de klachtencommissie geldt als een gekwalificeerd advies aan het bestuur van Stichting de Meeuw.
b.Het bestuur van Stichting de Meeuw deelt de klager, degene over wie geklaagd is en de klachtencommissie binnen een maand na ontvangst van het in artikel 8 bedoelde oordeel mede of en zo ja welke maatregelen zij naar aanleiding van dat oordeel neemt.

10.Geheimhouding

a.Met uitzondering van de identiteit van de indiener(s) van de klacht, de aanduiding van de klacht en de administratieve kenmerken wordt het dossier met alle door de partijen ingebrachte brieven en documenten na een bewaartermijn van twee jaar na sluiting van het dossier vernietigd.
b.Eenieder die deel uitgemaakt heeft van de betreffende klachtenprocedure is gehouden om geheimhouding in acht te nemen behoudens als de klachtencommissie van oordeel is dat er een noodzaak tot bekendmaking aanwezig is.

Tijdpadafhandeling klacht